📄 Démarches pour obtenir une apostille sur un document privé japonais (résidents à l’étranger)
Cette page explique, de manière pratique et accessible, la procédure permettant aux résidents japonais à l’étranger (notamment en France) d’obtenir une apostille sur un document privé japonais.
🪪 Cas des documents privés
Les documents privés ne sont pas considérés comme des documents publics. Par conséquent, la procédure pour obtenir une apostille est plus complexe et engendre des frais plus élevés.
Cela s’explique par le fait qu’un document privé, en l’état, ne peut pas recevoir directement une apostille.
Il est donc nécessaire de suivre plusieurs étapes.
🪜 Étape 1 : Réception de la demande et vérification initiale
Veuillez commencer par nous envoyer votre demande via le formulaire de contact.
Il est nécessaire de préparer vos documents d’identification (passeport japonais, carte de séjour, etc.).
À ce stade, la demande n’est pas encore acceptée officiellement.
Exemple : réception d’une demande depuis la France ou un autre pays francophone
(Formulaire de contact recommandé comme méthode la plus fiable)
Veuillez indiquer :
• Votre nom
• Vos coordonnées
• Le contenu de votre demande
⚠️ Remarque : À ce stade, nous n’acceptons pas encore la mission.
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Après vérification du contenu de votre demande, nous vous répondrons.
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Suite à notre réponse, vous devrez remplir les informations nécessaires pour la vérification d’identité.
Veuillez nous envoyer :
• Une copie scannée de votre passeport japonais
• Une copie scannée de votre carte de séjour française (titre de séjour, etc.)
🧾 Étape 2 : Vérification d’identité et entretien sur le contexte
La vérification d’identité sera effectuée par visioconférence (Zoom) ou par téléphone.
Nous vous poserons des questions basées sur les documents reçus afin de confirmer que vous êtes bien la personne concernée.
Si Zoom n’est pas disponible, une vérification orale par appel international sera effectuée.
Une fois cette vérification terminée, nous considérerons que l’identité est confirmée.
Ensuite, nous vous poserons des questions sur le contexte et les objectifs de votre demande afin de nous assurer que vos attentes correspondent bien aux services proposés.
Cas particulier :
Si vous êtes hospitalisé(e) ou avez des difficultés physiques, nous adapterons notre procédure selon vos indications.
🕒 Horaires recommandés pour la vérification d’identité
• Heure du Japon : entre 17h et 21h (Heure du Japon Apres les heures normales de bureau)
• Heure de France : entre 9h et 13h
En cas d’urgence, nous nous adapterons selon les disponibilités.
🧾 Étape 3 : Devis et préparation de la procuration
Une fois la vérification d’identité effectuée, nous vous transmettrons un devis officiel.
La procuration inclura également l’autorisation pour les démarches auprès du bureau notarial.
Après signature et apposition du cachet, veuillez envoyer les documents originaux par courrier international.
Après votre accord sur le devis, vous recevrez par e-mail :
• Le formulaire de demande de mission
• La procuration à imprimer, signer et tamponner
Remarque importante :
La procuration couvre non seulement la demande d’apostille, mais aussi les démarches auprès du bureau du notaire.
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Une fois les documents imprimés, veuillez :
• Les signer et tamponner
• Les envoyer par courrier international à notre cabinet
Cas particuliers :
Si vous êtes dans l’incapacité physique de signer, un membre de votre famille peut signer à votre place avec votre accord.
Si ce membre n’est pas à l’aise avec le japonais, une personne de confiance parlant japonais peut également signer.
Veuillez également joindre le document privé original nécessitant l’apostille.
⚠️ Les documents privés ne sont pas soumis à une limite de validité de 3 mois comme les documents publics.
Cependant, certains organismes étrangers peuvent exiger une date récente.
Veuillez vérifier les exigences locales avant de nous confier la demande.
Si vous ne possédez pas le document original, veuillez consulter notre service de collecte de documents (apostille, koseki, etc.).
La procuration originale est indispensable. Les copies ou fichiers scannés ne sont pas acceptés pour les démarches officielles.
Tampon personnel :
Si vous ne possédez pas de tampon, nous pouvons en acquérir un simple à votre nom, avec votre accord.
Si vous souhaitez le récupérer, nous pouvons vous le renvoyer avec les documents finaux.
Cependant, l’envoi d’objets autres que des documents peut entraîner :
• Une augmentation des frais de port
• Des droits de douane à la réception
💰 Étape 4 : Paiement de l’acompte et début des démarches
Le début officiel de la mission intervient après réception :
• Des documents originaux
• De l’acompte
Le paiement se fait en deux étapes. Les frais de virement et de réception sont à la charge du client.
Nous n’acceptons pas les paiements par carte bancaire.
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Premier paiement : Acompte
Ce montant couvre les frais réels liés à la recherche et à la collecte des documents :
• Frais de délivrance
• Frais de déplacement
• Frais d’envoi (domestique)
• Frais administratifs
Une fois les documents et le paiement reçus, la mission est officiellement engagée.
Remarque sur le montant du virement :
Si vous envoyez un montant supérieur à l’estimation, le solde sera utilisé pour les honoraires finaux.
Cependant, un trop grand excédent peut entraîner :
• Des remboursements complexes
• Des frais de transfert international élevés (à votre charge)
🖋 Étape 5 : Certification notariale du document privé (déclaration ou attestation)
Le document privé reçu sera présenté devant un notaire pour certification de la signature.
Si nécessaire, une déclaration ou attestation sera rédigée pour garantir la validité du contenu.
Exemple :
Lors d’un changement de nationalité (de japonaise à française), il peut être nécessaire de fournir un document indiquant le lieu de naissance des parents.
Si ce lieu ne figure pas clairement dans le koseki, nous rédigerons une déclaration explicative à présenter au notaire, accompagnée du registre familial.
🏛 Étape 6 : Certification du cachet du notaire par le bureau juridique régional
Après la certification notariale, une vérification du cachet du notaire est généralement requise par le bureau juridique régional.
Cependant, certains bureaux de notaires situés à Tokyo proposent un service « one-stop » permettant de réaliser cette étape ainsi que la demande d’apostille auprès du ministère des Affaires étrangères, dans une procédure intégrée.
⚠️ En cas de forte affluence ou de délais trop longs, nous pouvons effectuer la procédure via un bureau notarial en préfecture de Chiba, puis déposer la demande d’apostille directement auprès du ministère.
📦 Étape 7 : Règlement final et envoi des documents
Une fois la mission terminée, nous procéderons au règlement final des honoraires et des frais d’envoi international.
Les documents seront expédiés via EMS ou DHL, selon votre préférence.
Le numéro de suivi vous sera communiqué dès l’envoi effectué, ce qui marquera la fin officielle de la mission.
Deuxième paiement : règlement final
Vous serez invité(e) à régler :
• Le solde des honoraires
• Les frais d’envoi international
• Les frais administratifs liés à la procédure d’expédition
Les tarifs varient selon le mode d’envoi choisi.
⚠️ En cas de non-réception, de retard ou de tout autre incident lié à l’expédition, notre cabinet ne pourra être tenu responsable.
Veuillez prendre contact directement avec le transporteur concerné.
Pour ces raisons, nous recommandons fortement l’utilisation de DHL, reconnu pour sa sécurité et sa fiabilité.