このページは、フランス等に在住の方が日本の私文書にアポスティーユを取得する際の流れを、実務的かつ生活者目線で解説するものです。
私文書の場合
私文書の場合は、公的書面ではございませんのでアポスティーユを取るためには手続きが若干複雑になり、費用も高くなります。
その理由は、私文書はそのままではアポスティーユを取ることができないためです。
そのため、各STEPが必要となります。
STEP1：ご依頼の受付と初期確認
まずは連絡フォームからご依頼内容を送信。本人確認書類（パスポート・在留証明書等）の準備が必要です。まだこの段階では業務受諾には至りません。
例.フランス等より当事務所宛にご依頼のご連絡を受付
(基本的には連絡フォームからが一番無難です)
お名前・ご連絡先・ご依頼内容をご記入
注意:この時点ではまだ業務受諾は致しません。
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ご依頼内容の確認をしたうえでこちらからご返信
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ご返信内容を確認していただき、依頼者様の本人確認の手続きのため、必要事項をご記載いただき、更に日本のパスポート及びフランス等の在留証明書(カルトセジュール)等、再度当事務所にご送信いただく。
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STEP2：本人確認と背景のヒアリング
Zoomや電話で本人確認を実施。依頼内容の背景や目的を丁寧にヒアリングし、業務の方向性をすり合わせます。
内容を確認し、本人確認を行います。本人確認は、出来ればお顔を拝見してパスポート写真等と同一であること、既にこちらで入手させていただいた情報を元に、お客様の個人情報に関するご質問をさせていただき、実際に本人であることを確認いたします。
Zoom等が利用できない場合は国際電話等を利用しまして、口頭での確認をさせていただきます。それが確認出来まして初めて、ご依頼の前提である本人確認の終了となります。
次に、依頼内容についての背景や情報についてご質問させていただき、ご本人様よりご説明をお願いします。(ご希望内容と業務内容に不一致がないかの確認を行います。)
又、仮に、ご本人様が病気入院中やお身体がご不自由等で難しい場合は、その都度ご対応に関するご指示をさせていただければと思います。
参考 本人確認のお時間帯は日本との時差がございますので
日本時間で、１７時から２１時 (日本時間通常業務終了後)
現地フランス時間で９時から１３時あたりになるかと思います。
緊急の場合は、その都度対応いたします。
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STEP3：お見積りと委任状の準備
本人確認後、正式なお見積りを提示。委任状には公証人役場での代理手続きも含まれます。署名・捺印後、私文書原本とともに国際郵便で送付します。
本人確認が出来ましたら、ご依頼内容についてのお見積りをさせていただき、その内容でご同意いただければ、当職宛の業務依頼書・委任状のデータをご送信いたします。(この委任状の中にはアポスティーユのみならず、公証人役場での手続き代理の内容も含まれます。)
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こちらから業務依頼書・委任状のデータをお送りいたしましたら、お客様の方でプリントアウトしていただき、ご本人様のご署名・ご捺印をお願いします。ご本人様がご病気、お身体がご不自由等でご署名できない場合は、ご本人様ご同意のもと、できればご家族の方に代筆でご署名・ご捺印、ご家族が日本語に不慣れな方等の場合は、ご信頼できる日本人の方に代筆をお願いいたします。
また、お手持ちのアポスティーユが必要な私文書原本を委任状等と一緒にご同封ください。
(尚、原則私文書については公文書の場合と異なり３か月の有効期間の制限はございませんが、海外国受取先の方で期限がある場合もありますので、その点は現地にて十分にご確認の上ご依頼ください)
それが出来ましたら、その書類の方を、当事務所宛に国際郵便にてご送付ください。(正式な委任状をいただいての代理収集となりますので、委任状の書類原本が必ず必要となり、コピーやスキャンデータの複写では使用することができません。)
尚、そもそも私文書原本をお持ちでない場合は、こちらのアポスティーユ原本、戸籍謄本等収集サービスをご一読ください。
ご印鑑をお持ちでない場合はそのままで結構です。後ほど書類が到着いたしましたら、こちらの方で簡易的なご印鑑を購入し、お客様ご同意の元、代印させていただきます。印鑑の方はご希望があれば業務終了時にお客様宛に成果物と一緒にご返送させていただきますが、国際郵便上の規定の問題で、書類以外の物が含まれますと配送料が高くなる、または受取時に関税がかかる可能性がありますことをご留意ください。
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STEP4：着手金のご入金と業務開始
着手金の入金と書類到着をもって正式受任。調査・収集業務を開始します。送金は原則2段階、クレジット対応不可。
原則２段階での振り込みをお願いいたしております。振込、送金費用・(事務所の送金受け取り費用が発生する場合も含む)ついては、お客様ご負担でお願い申し上げます。
クレジット等のご対応は致しておりません。
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１回目のご送金
着手金
調査・収集活動認に関する実費分(書類発行手数料、交通費、送料(国内分)、事務手続き諸費料等のご入金をお願いいたします。業務依頼書・委任状、必要資料等書面が当事務所へのご到着及び、ご入金が確認できましたら正式な業務の受任、業務開始となります。
尚、予め少し多めにご送金いただいた場合は、最終的には後ほど、実費分を差し引きいたしまして、残り部分は報酬部分の方に当てさせていただきご精算いたします。また、あまりにも多くの額を最初にお振込いただくと、業務完了後、最終的なご精算をする際にご返金額が発生することもあり、ご返金手続きが煩雑になること、および海外送金手続き費用がかえって高額になる可能性(お客様負担)がございますので、ご注意ください。
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STEP5：公証人役場にて私文書の(陳述書・宣言書)私署証明
到着した私文書に対し、公証人の面前で署名の真正を証明。必要に応じて陳述書・宣言書を作成し、内容の正当性を担保します。
到着しました私文書に対して、公証人役場にて私署証明を取ります。
例として挙げると、日本国籍からフランス国籍に変更される際に、本人の両親の出生地等を表す書面を提出することになりますが、ご両親の戸籍を調査しても正確な出生地が判明しないことがあります。その際、当職が戸籍謄本と一緒に、その内容を公証人の前で説明した陳述ないし宣言書を記載し、その内容について承認していただきます。
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STEP6:公証人の所属する地方法務局長による公証人押印証明等
公証人の署名証明後、地方法務局で押印証明を取得。東京都内の役場ではワンストップ対応も可能ですが、混雑時は千葉県経由で外務省申請を行います。
公証人の私署証明が終わりましたら今度は、原則地方法務局長による公証人押印証明が必要となります。ただし、東京都内の公証人役場はワンストップサービスが使えますので、この手続きを省くことができますし、外務省へのアポスティーユまで一括して対応することができます。ただし、かなり予約等で混雑していることが多いため、お急ぎの場合は、千葉県内の公証人役場を利用し、そのうえで外務省に直接アポスティーユ申請を行います。
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STEP7：報酬精算と成果物の送付
業務完了後、報酬と国際郵便料を精算。EMSまたはDHLで成果物を送付し、受付番号を通知して業務終了となります。
２回目のご送金
収集活動が完了いたしましたら、収集完了のご連絡をさせていただき、報酬部分と国際郵便料及び配送手続きに関します事務手数料等の残額をお支払いいただきます。成果物の送付方法に付きましては、郵便局のEMSを使うか、安全性の高いDHL等を使うかについてご判断いただければと思います。それによって、料金の方が変動いたします。
入金が確認できましたら、ご送付となり、送付手続きが完了いたしましたら各社受付番号をお知らせし、本業務に付きましてはこれにて終了となります。
尚、書類の不到着、遅延云々、更にこれらの事象に起因する損害に付きましては、当事務所は一切責任を負う事が出来ませんので、各自お客様と各配送業者との間でご対応いただければと存じます。
従いまして、当事務所といたしましては、比較的安全性の高いDHL等での送付を強く推奨いたします。